Ngô Khắc Lễ, Trọng tài viên VIAC
Trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, “lệnh giao hàng” (delivery order) là “Chứng từ do đại lý tàu biển (hoặc người vận chuyển) cấp cho người nhận hàng theo vận đơn để nhận hàng từ tàu biển hoặc từ kho hàng. Thông thường, người nhận hàng phải nộp vận đơn bản gốc (original) để đổi lấy chứng từ này (lệnh giao hàng)… (“Sổ tay giải thích thuật ngữ về dịch vụ logistics” của Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (VLA), NXB Văn hóa – Văn nghệ, năm 2018, trang 57). Thuật ngữ này thường viết tắt là “D/O”.
Nên thay lệnh giao hàng truyền thống (bản giấy) bằng bản điện tử e-D/O
Hiện nay, phần lớn các lệnh giao hàng đều dùng bản giấy và người nhận lệnh giao hàng phải trả một khoản phí gọi là “phí cấp lệnh giao hàng” (delivery order fee) – khoản tiền tính theo mỗi bộ vận đơn, khoảng 900 nghìn đồng/bộ. Chi phí cho việc dùng D/O bản giấy là rất lớn với hàng chục triệu container trên cả nước mỗi năm (mới chỉ tính loại FCL) kèm theo nhiều rủi ro như dùng tiền mặt, thất lạc chứng từ. Bài này xin trao đổi về e-D/O cho các lô hàng FCL của người vận chuyển có tàu (main lines) – thường gọi là “hãng tàu”; chưa bàn đến e-D/O cho hàng lẻ (LCL) của người vận chuyển không có tàu (NVOCC) với kho CFS, và trả hàng theo hợp đồng vận chuyển theo chuyến (voyage charter).
Cơ sở pháp lý của giao dịch điện tử, chứng từ điện tử và lệnh giao hàng điện tử (e-D/O)
“Bản giấy” được coi là “văn bản” và dùng phổ biến từ trước đến nay. Chứng từ điện tử như e-D/O có được pháp luật công nhận là “văn bản” hay không ?
Theo Luật Giao dịch điện tử 2005, Điều 11 (Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu): “Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” và Điều 12 (Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản): “Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết”. Khoản 1 Điều 8 Luật Hải quan 2014 (Hiện đại hoá quản lý hải quan) nêu: “[…] Tổ chức, cá nhân hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu có trách nhiệm tham gia xây dựng, thực hiện giao dịch điện tử và thủ tục hải quan điện tử”, và khoản 2 quy định: “Hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật trao đổi dữ liệu điện tử, giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”. Như vậy, e-D/O được pháp luật Việt Nam công nhận có giá trị như văn bản (bản giấy).
Người vận chuyển (hãng tàu) có trách nhiệm trả hàng cho người nhận hàng hợp pháp theo vận đơn thông qua dịch vụ ủy thác cho cảng làm việc này. Vì vậy, người vận chuyển phải ký hợp đồng với cảng về trả hàng theo e-D/O. Đổng thời cảng cũng phải ký hợp đồng với người nhận hàng (hoặc người được họ ủy thác) để thực hiện việc giao nhận hàng theo e-D/O. Qua tham khảo thỏa thuận giữa hãng tàu với cảng, giữa cảng với người nhận hàng, ý kiến của một số chuyên gia, doanh nghiệp, thì thấy để thực hiện e-D/O cần làm một số việc chính được nêu dưới đây.
Trách nhiệm pháp lý, hợp đồng giữa hãng tàu và cảng trong việc dùng e-D/O
Hãng tàu và cảng phải đồng ý trao đổi dữ liệu điện tử để cảng giao container cho người nhận hàng, cam kết bảo mật và lưu giữ an toàn các tài liệu, thông tin liên quan đến giao nhận container và thông tin, giao dịch của khách hàng, dữ liệu điện tử trao đổi giữa hai bên có giá trị pháp lý như văn bản.
Hãng tàu phải cung cấp dữ liệu điện tử cho cảng, bao gồm: Số lệnh, thời hạn lệnh, mã của người nhận hàng (trong hệ thống của hãng tàu), số vận đơn, tên người nhận hàng, số container, tên tàu, số hiệu chuyến, nhiệt độ (đối với container lạnh), thông tin bổ sung (nếu có), danh sách mã người nhận hàng. Hãng tàu phải thông báo mã của người nhận hàng cho người nhận hàng (để đối chiếu với cảng), thông tin về container, hướng dẫn quy trình nhận hàng. Nếu hãng tàu có lỗi trong việc trao đổi dữ liệu điện tử gây thiệt hại cho cảng và/hoặc người nhận hàng thì phải bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp bất khả kháng (kể cả tấn công mạng). Hãng tàu và cảng chỉ thực hiện hợp đồng giao nhận container sau khi xác nhận khả năng kết nối, xử lý giữa hệ thống điện tử của hai bên, khả năng vận hành dịch vụ giao nhận container theo quy trình nghiệp vụ được thống nhất giữa hai bên bằng việc ký một văn bản gọi là “Biên bản nghiệm thu”. Cảng có trách nhiệm tiếp nhận dữ liệu điện tử từ hãng tàu, kiểm tra, đối chiếu thông tin, nhận bàn giao container từ tàu, làm phiếu xuất, tổ chức giao nguyên container cho người nhận hàng.
Trách nhiệm pháp lý, hợp đồng giữa cảng và người nhận hàng trong việc dùng e-D/O
Người nhận hàng phải đăng ký sử dụng “lệnh giao hàng điện tử” để làm thủ tục nhận container hàng nhập và số điện thoại nhận OTP (mật khẩu giao dịch một lần), ký hợp đồng với cảng, dùng website chính thức của cảng để giao nhận container, truy vấn thông tin về lô hàng, container đã được đăng ký. Người nhận hàng phải bảo mật tên truy cập, mật khẩu, bảo đảm an toàn và bí mật đối với dữ liệu lệnh giao hàng, mã nhận container (do hãng tàu cấp) và số đăng ký (do cảng cấp), không để lộ cho bên thứ ba, thông báo ngay cho cảng khi mật khẩu bị mất, đánh cắp. Cảng không chịu trách nhiệm về những thiệt hại do để mất, lộ tên truy cập, mật khẩu, sự kiện bất khả kháng. Người nhận hàng thừa nhận bất cứ truy cập nào bằng tên truy cập do cảng cung cấp đúng với mật khẩu truy cập đều được coi là người nhận hàng truy cập; và hiểu rằng các giao dịch qua mạng internet tiềm ẩn rủi ro, sẵn sàng phối hợp với các bên giải quyết khi có sự cố.
Giải pháp về công nghệ thông tin để thực hiện e-D/O
Các công ty công nghệ thông tin (phần mềm) căn cứ vào hợp đồng về trách nhiệm, nghĩa vụ giao nhận hàng giữa hãng tàu với cảng, giữa cảng với người nhận hàng như trình ở phần trên để xây dựng các phần mềm phù hợp với lệnh giao hàng điện tử (e-D/O) sao cho dễ sử dụng, có tính bảo mật cao, nhanh chóng xác định được trách nhiệm của các bên, nhất là khi có rủi ro về giao hàng sai, dẫn đến tranh chấp về bồi thường thiệt hại.
Bình luận
Rủi ro về giao dịch D/O bản giấy và e-D/O là ngang nhau. Vì thế, nên thay đổi để bắt kịp xu thế số hóa ngày càng tăng. Từ việc thay đổi cách làm hiện nay của một số hãng tàu và cảng, cần sớm nghiên cứu e-D/O ứng dụng cho NVOCC giao hàng qua các kho CFS, các cảng hàng không và rất mong nhận được góp ý của các chuyên gia và bạn đọc để có hoàn thiện việc này.
